Monkey-viestintätiimin projektiraportti: Uutta puhtia MONKEY-projektiin!

Kolmen kuukauden aikana 20:stä eri alojen opiskelijasta kasvoi innovatiivinen tiimi Monkey- asiantuntijoita. Antola ja Pohjola (2006, 183) tarkoittavat innovatiivisuudella ”ihmisten kykyä tuottaa ja soveltaa uusia ideoita lisäarvon tuottamiseen, myös kapinallista oivaltamista ja tuloksellista mieltymystä ajatella asioita oman laatikkonsa ulkopuolelta.” Tämän ajatuksen johdattelemana lähdimme kehittämään uusia toimintatapoja ja vaihtoehtoja markkinoida Monkey- projektia.

Projektiryhmällämme on ollut koko projektin ajan erittäin hyvä yhteishenki ja avoimuus on ollut ryhmämme tärkein tukipilari. Ryhmämme hyvä henki on antanut jokaiselle mahdollisuuden tuoda omat mielipiteensä rohkeasti julki pelkäämättä epäonnistumista. Valttikortteina onnistuneeseen projektiin olemme pitäneet luottamusta omaan ja toistemme osaamiseen ja jos osaamista ei ole löytynyt, olemme ”astuneet oman laatikkomme ulkopuolelle” opettelemalla uusia taitoja.

Kiitos projektin onnistumisesta kuuluu koko projektiryhmälle, mutta vielä tässä vaiheessa enempää kiittelemättä päästämme lukijan pureutumaan Monkey- viestintä- projektiin.

Nyt me tiedämme mikä on Monkey, pian myös sinäkin!

Projektipäällikkö Johanna Weeman & varaprojektipäällikkö Marjo Mieskolainen

1 Johdanto

Monkey- markkinointi- ja -viestintä – projektin tehtävänä oli saada näkyvyyttä Turun ammattikorkeakoulun hyvinvointipalveluiden Monialainen kehittäminen & yrittäjyys (Monkey) -projektille ja sen toimintatavalle. Projektissa keskityttiin ideoimaan ja luomaan uutta markkinointiaineistoa sekä uusia markkinointikanavia, joiden avulla sekä jo mukana olleet että uudet yritykset saadaan kiinnostumaan Monkey -yhteistyöstä. Monkey -projekti on osa Turun ammattikorkeakoulun toteuttamaa innovaatiopedagogista oppimisotetta, jossa tietoa omaksutaan, tuotetaan ja käytetään uudella, innovatiivisella tavalla. Innovaatiopedagogiikassa oppimista lähestytään työelämälähtöisesti ja tutkimus- ja kehittämisosaamista painottamalla. Tutkimus- ja kehittämistoiminnan lisäksi innovaatiopedagogiikan kulmakiviin kuuluvista elementeistä monialaisuus, yrittäjyys ja palvelutoiminta sekä kansainvälisyys tulevat esille eri Monkey- projekteissa toimeksiantajan antamasta työnannosta riippuen. (Turun ammattikorkeakoulu 2012.)

Markkinointiviestinnällä on suuri merkitys näkyvyyttä tavoiteltaessa, sillä sen avulla luodaan ja ylläpidetään vuorovaikutussuhteita asiakkaisiin sekä tiedotetaan saatavilla olevista palveluista. Markkinointiviestinnän haasteena on oikeiden viestintäkanavien valitseminen kussakin tilanteessa, jotta asetetut tavoitteet saavutettaisiin mahdollisimman tuloksellisesti. (Isohookana 2007, 9, 131.) Tässä projektissa markkinointiaineiston laatimisen tavoitteina olivat Monkey-brändin uudistaminen uudella logolla ja ilmeellä, uuden monipuolisen blogin perustaminen, informatiivisen esittelyvideon kuvaaminen sekä uusille toimeksiantajille jaettavien infoesitteiden ja mainosten tekeminen. Tarkoituksena oli, että uutta markkinointiaineistoa voitaisiin hyödyntää Monkey-projektin markkinoinnissa mahdollisimman pitkään, jolloin myös toimeksiantaja hyötyy projektin tuotoksesta eniten. Markkinointikanavien uudistamisessa huomioitiin erityisesti sosiaalisen median hyödynnettävyys, mutta myös muut virtuaalisen viestinnän mahdollisuudet. Uusien yritysten rekrytoimisen pääasialliseksi markkinointikanavaksi ryhmä suunnitteli yrityspäivä-tapahtuman, joka voidaan toteuttaa tästä eteenpäin joka vuosi.

Monkey-projektin uudistamisen ja markkinoinnin lisäksi projektiryhmän tehtävänä oli suunnitella ja toteuttaa kaikkien Monkey-projektiryhmien yhteinen päätösseminaari. Päätösseminaarin tavoitteena oli innostaa projektissa mukana olevia ryhmiä tekemään omasta projektistaan mahdollisimman hyvä, sillä päätösseminaarissa äänestetään sekä palkitaan parhaan Monkey-projektin toteuttajat. Päätösseminaarilla haluttiin myös herättää uusien opiskelijoiden kiinnostus Monkey- projektia kohtaan, jotta yhä useampi valitsisi Monkey- projektin osaksi vapaasti valittavia opintojaan. Lisäksi sekä päätösseminaarille että koko Monkey- projektille pyrittiin saamaan näkyvyyttä kutsumalla paikalle paikallisen median edustajia eli tapahtuma toimi myös yhtenä markkinointiviestinnän välineenä (Isohookana 2007, 170).

Edellä mainittujen tavoitteiden lisäksi koko ryhmän tavoitteena oli tehdä vuoden 2012 paras Monkey- projekti. Tavoite asetettiin motivoimaan koko ryhmää yrittämään parhaansa ja toimimaan aktiivisesti koko projektin ajan. Jokainen ryhmän jäsen myös eritteli omat henkilökohtaiset tavoitteensa projektin alkuvaiheessa. Lähes kaikkien ryhmäläisten tavoitteena oli kehittää omia projektityöskentely- ja organisointitaitojaan sekä toimia ryhmän aktiivisena ja tasavertaisena jäsenenä. Lisäksi oman alan asiantuntijana toimiminen moniammatillisessa ryhmässä löytyi monien ryhmäläisten tavoitteista. Projektiryhmän jäsenten omien henkilökohtaisten tavoitteiden erittely on tärkeää ja se palvelee koko projektia, sillä tavoitteiden asettaminen kirkastaa omat ajatukset sekä tehtävät projektissa (Tukiainen ym. 2002, 23).

2 Matkamme Monkey-polulla – projektin eteneminen tiimeittäin

Monkeymarkkinointi ja – viestintäryhmään kuului yhteensä 18 opiskelijajäsentä. Projektiryhmällä oli toimintansa aikana apunaan opettajavalmentaja sekä opiskelijatuutori, joka on ollut mukana Monkey-projektin toteutuksessa aikaisempana vuotena. Opettajavalmentajan ja opiskelijatuutorin rooleina oli toimia projektiryhmän neuvonantajina toimeksiantajan rinnalla. Erityisesti opettajavalmentajaan yhteydenpito oli erittäin aktiivista, hän oli mukana lähes kaikissa koko ryhmän kokouksissa ja neuvoi monissa asioissa myös sähköpostin ja Facebookin välityksellä.

Yksi ryhmäläisistä toimi projektin projektipäällikkönä ja hänelle valittiin myös varahenkilö. Projektipäällikön ja varaprojektipäällikön tärkeimpinä työnkuvina olivat toiminnallisuuden varmistaminen, organisointi, kannustaminen ja yhteistyö eri tahojen kanssa. Projektipäällikön toiminnallisuus tarkoittaa toimimista alkuunpanijana ja jouduttajana (Pelin 2009, 277). Yhteistyö toimeksiantaja Marjut Putkisen kanssa sujui joustavasti ja olimme yhteyksissä viikoittain aina kun oli tarvetta. Monkey- viestintäryhmän johdossa näkyi innovatiivisuuden johtamisen periaatteita eli ”fyysisten ja henkisten esteiden raivaamista, edellytysten luomista ja ihmisten innostamista erilaisten ideoiden, uudistusten ja muutosten synnylle ja soveltamiselle organisaatioissa ja sen kumppanuusverkostoissa” (Antola & Pohjola 2006,183). Projektipäällikkö ja hänen varahenkilönsä varmistivat, että työt etenevät aikatauluissaan. Yhteisten kokousten johtamisen lisäksi he toimivat aktiivisesti eri ryhmissä auttamassa ja kannustamassa niiden toimintaa.

Yrityksien ja projektien sisä- ja ulkopuolella on useita eri ryhmiä, joista yrityksen tai projektin toiminta on riippuvainen. Nämä eri sidosryhmät voidaan luokitella ulkoisiin ja sisäisiin sidosryhmiin, joista sisäiset sidosryhmät muodostuvat yrityksessä tai projektissa työskentelevästä henkilökunnasta. (Isohookana 2007, 13–14.) Myös tässä projektissa projektityöskentelijät jakaantuivat erilaisiin ryhmiin eli tiimeihin eri sisältöjen ja tavoitteiden sekä oman kiinnostuksensa ja osaamisensa mukaisesti. Jakaannuimme projektipäällikön johdolla markkinointitiimiksi, viestintätiimiksi ja loppuseminaaritiimiksi. Projektin aikana tiimit ovat muokkautuneet tarpeiden selkiytyessä: kun esimerkiksi markkinointitiimissä päätettiin luoda Monkeyn esittelyvideo, ryhmä jakautui markkinointi- ja videotiimeiksi. Tiimityöskentelyssä pyritään siihen, että tiimin toiminnan tulos on parempi kuin sen yksittäisten yksilöiden suoritusten summa; tämä mahdollistuu, kun tiimin toiminnassa hyödynnetään jokaisen tiimiläisen erityisosaamista projektin eri vaiheissa (Tukiainen ym. 2002, 31).

Tiimit toimivat projektissa pääasiassa itsenäisesti, mutta jokaisen tiimin menneet tehtävät ja tulevat suunnitelmat käytiin läpi jokaviikkoisissa koko projektiryhmän tapaamisissa, jotka varmistivat avoimuuden ja hyvän ryhmähengen koko projektiryhmän kesken. Pelin korostaa projektihallinnan käsikirja- teoksessaan projektitiimin yhteisiä tavoitteita ja yhteistyötä, joiden ansioista syntyy korkeatasoisia tuloksia tehokkaasti. Lisäksi hän painottaa hyvän tiedottamisen ja kommunikaation tärkeyttä, ne varmistetaan esimerkiksi avoimella ilmapiirillä ja sopivien tiedottamisväylien valinnalla. (Pelin 2009, 279–281) Yhteisten tapaamisten ansiosta tärkeistä asioista voitiin päättää yhteisesti ja kaikki olivat tietoisia muiden tiimien etenemisestä. Tapaamisissa tiimit saivat suullista palautetta ja kehittämisehdotuksia muilta tiimeiltä. Projektille valitut sihteerit Amanda ja Kirsi kirjoittivat jokaisesta tapaamiskerrasta muistion, joka toimi erinomaisena tietolähteenä esimerkiksi tapaamisesta poissaolleille ryhmäläisille.

Lisäksi projektiryhmä kävi vilkasta keskustelua ryhmälle luodussa suljetussa Facebook- ryhmässä, missä ryhmäläiset pystyivät kysymään neuvoa sekä saamaan palautetta omista suunnitelmistaan.

Jokainen projektiryhmän jäsen täytti projektin ajan myös työajanseurantalomaketta, johon merkittiin Monkey-projektin tekemiseen kuluneet tunnit sekä työtehtävät. Eri tiimit kirjoittivat loppuraporttiin omat tehtäväkuvauksensa, etenemisensä sekä arvioivat lopuksi omaa toimintaansa.

2.1 Uusia kanavia markkinointiin

Markkinointitiimiin kuuluivat Laura L., Marjo, Jatta, Satu ja Miisa.

Markkinointi työtehtävänä vaatii tekijältään luovuutta ja idearikkautta. Samaan aikaan hallussa tulee kuitenkin olla hyvin laaja tietotaito kaikesta siitä, mitä markkinoinnin keinoja voi ja saa käyttää ja millä tavoin niitä käytetään. Markkinoinnilla pyritään vaikuttamaan. Sillä pyritään tekemään organisaatio ja sen tuotteet tai palvelut tunnetuiksi. Lisäksi sillä pyritään vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin, luomaan kiinnostusta, vähentämään tuotteen tai palvelun käytöstä koettua uhrausta sekä alentamaan kokeilukynnystä. (Vuokko 2003, 39.)

Otimme kaikessa markkinoinnin suunnittelussa huomioon projektin puitteet ja keskityimme mielestämme tärkeimpiin kohteisiin. Monkey- projektin aikana markkinointitiimi suunnitteli paljon erilaisia markkinointi-ideoita, mutta ajan kuluessa ryhmä oppi onnistuneesti karsimaan joukosta pois epäoleelliset sekä turhat asiat. Lähdimme suunnittelemaan erilaisia markkinointikeinoja, kuten Monkey- myyntiesite, Monkey- mainokset (sähköisenä ja painettuna) ja erilaiset mediat. Tavoitteena oli tuoda näkyvyyttä Monkey- projektille sekä luoda uusia markkinointikeinoja. Tavoitteena oli lisäksi avata Monkey- projektin ideaa yleisölle sekä näillä keinoin tavoitella uusia kiinnostuneita toimeksiantajia mukaan toimintaan.

Heti ensimmäisessä projektitiimin tapaamisessa lähdimme avaamaan ideaa Monkey-projektin markkinoinnista. Yleisesti markkinoinnin tavoitteena on ylläpitää jo olemassa olevia asiakassuhteita sekä herättää uutta mielenkiintoa ja houkutella uusia asiakkaita. Normaalissa kaupallisessa yritystoiminnassa viime kädessä markkinoinnin tavoitteena on tuoda yritykselle tunnettavuutta, asiakkaita ja näin ollen loppujen lopuksi kassaan rahaa, jolla yritys tekee voittoa. Saavutetut tulokset markkinoinnissa ovat riippuvaisia siitä, kuinka hyvin onnistuu tavoittamaan oikeita ihmisiä ja rakentamaan luottamuksellisen suhteen heidän kanssaan. (Akatemia 24/7 2012.)

Mutta mikä on Monkey-projektin markkinoinnin tarkoitus? Sen tarkoituksena ei ole tuottaa tämän kyseisen projektin toimeksiantajalle voittoa. Monkey-projekti on Turun ammattikorkeakoulun opiskelijoille luotu opintojaksokokonaisuus, jossa opitaan projektityöskentelyn taitoja. Monkey-projektia varten tarvitaan kuitenkin yrityksiä, jotka tarjoavat nuo mahdollisuudet eri projektien toteuttamiseen. Mikään projekti tai työ ei ole tietenkään täysin ilmaista ja näin ollen myös Turun ammattikorkeakoulun kulut projektin ja sen työn osalta on kustannettava osallistuvan yrityksen, eli toimeksiantajan taholta. (Vaikkakin tämä on edullisempaa projektityötä yrityksille kuin mitä yleensä ulkopuoliset tahot olisivat.) Toimeksiantajat voivat kuitenkin itse määrittää minkälaisen projektin he haluavat Monkey -opiskelijoilla teettää ja projektin lopputulos voi olla myös toimeksiantajalle taloudellinen hyöty. Projektit voivat liittyä myös esimerkiksi yrityksen henkilökunnan työhyvinvointiin ja tämä tuottaa yritykselle toisenlaista voittoa.

Tavoitteena on siis houkutella Monkey-projektille uusia toimeksiantajia. Kuinka markkinoimme tällaista tuotetta? Tämä tuote ei ole konkreettinen, eikä edes kovin helposti esiteltävissä yleisillä markkinoinnin keinoilla (mainokset). Tiimimme mielestä markkinoinnin tulee olla selkeää ja ytimekästä ja jos tarkoituksena on tavoittaa uusia toimeksiantajia, niin myös markkinoinnin keinojen tulee olla juuri tälle kohderyhmälle suunnattuja. Asiakaslähtöisyyden varmistamiseksi tarvitaan tietoa asiakkaan tarpeista, motiiveista ja toimintatavoista (Vuokko 2003, 67). Selvitimme etukäteen minkälaiselle kohderyhmälle (yritykset, kunnat ja järjestöt) markkinointi kannattaa suunnata. Lisäksi toimme esiin yrityksille erilaisia vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia toteuttaa juuri heidän yritykselleen sopiva toimeksianto.

Logo

Yksi keskeinen tehtävä Monkey-brändin uudistamisessa oli uuden logon luominen. Vanha logo ei mielestämme ollut riittävän selkeä ja kiinnostava. Logo voi olla yrityksen nimi tai siitä tehty visuaalinen esitys, mistä tuote voidaan tunnistaa (Isohookana 2007, 52–53). Sen tulee olla mahdollisimman yksinkertainen ja liittyä kiinteästi yrityskuvaan. Logoa ideoitiin ryhmässä ja ulkopuolinen ammattilainen kehitteli sen lopulliseen muotoonsa. Logo hyväksytettiin toimeksiantajalla ja se saatiin heti käyttöön. Se näkyy kaikissa materiaaleissamme sekä eri markkinointikeinojemme yhteydessä. Projektin aikana hankimme kymmenen T-paitaa, joihin saimme sponsorointina Monkey -logon painettuna. Lisäksi teetimme koululla Monkey -logolla varustettuja julisteita.

Värilliset logot
Mustavalkoiset logot

Esitteet

Monkey-projektin vanha esite päätettiin uudistaa. Uuden esitteen idea on se, että sitä voidaan jakaa yrityksille ja muille tahoille, jotka saattavat olla tulevaisuudessa Monkey-projektin toimeksiantajia. Pyrimme tekemään esitteestä visuaalisesti houkuttelevamman ja enemmän informaatiota tarjoavan toimeksiantajille suunnatun esitteen. Apuna käytettiin mm. kuvia ja aiempia Monkey-tapahtumia.

Pyrimme siihen että esite vastaa seuraaviin kysymyksiin:

* Mikä on Monkey-projekti?

* Kenelle/mihin Monkey-projekti on tarkoitettu?

* Mikä on Monkey-projektin kustannus ja hyöty?

* Mihin voi ottaa yhteyttä halutessaan lisätietoa

Uusi A5-kokoinen esite on kahdeksan sivun mittainen, vahvemmasta ja kiiltävämmästä materiaalista laadittu markkinointiesite. Esite muokattiin valmiiksi useamman korjauksen ja kehitysidean jälkeen, hyväksytettiin toimeksiantajalla ja saatiin painatukseen viikkoa ennen päätösseminaaria. Esitteitä päätettiin painattaa 200 kappaletta lähinnä seuraavaa vuotta ja uusia Monkey-projekteja silmällä pitäen. Tarkoitus on jakaa esitettä kiinnostuneille uusille toimeksiantajille sopivissa tilaisuuksissa sekä viedä yrityksiin sovittujen tapaamisten yhteydessä.

A5-esite

Teimme kattavamman esitteen rinnalle A4-kokoisia mainoksia, joissa on ytimekkäästi ja innostavasti tuotu esille perustiedot Monkeysta. A4-mainoksista toteutettiin kaksi versiota. Toisen mainoksen kohderyhmänä ovat mahdolliset uudet toimeksiantajat sekä mukaan lähteneen toimeksiantajan työntekijät, joille käsite Monkey on vieras, toinen mainos kertoo Monkeysta yleisesti. Lyhyillä ja ytimekkäillä teksteillä pyrimme nopeaan luku- ja sisäistämismahdollisuuteen, jolloin viestimme menee varmemmin perille. Sekä esitteessä että mainoksissa mainostamme muita Monkey-brändin ympärille kehittämiämme tuotteita, kuten blogia. Näitä mainoksia saamme painettua koulun omilla laitteilla, joten niitä on mahdollisuus levittää laajemmalle. Mainosta on helppo levittää myös sähköpostin välityksellä.

Mainos yrityksille
Yleinen esite

Monkey-blogi, Twitter ja Facebook

Nykypäivänä markkinointi tapahtuu eri medioissa, niin tv:ssä kuin netissä. Sosiaalinen media on muodostumassa hyvin merkittäväksi mainosmediaksi (Akatemia 24/7 Oy 2012), mikä huomioitiin markkinoinnin painotuksissa. Monkey-projektin omaa blogia, twitter-tiliä ja facebook-näkyvyyttä lähdettiin suunnittelemaan innokkaasti heti toimeksiannon alkumetreillä tämän ajatuksen johdattamana: ”Tulokselliseen markkinointiin sosiaalisessa mediassa ei riitä, että luot organisaatiollesi käyttäjätilit ja profiilit ja satunnaisesti julkaiset niissä jotain sisältöä. Sosiaalisessa mediassa kyse on kuuntelusta, keskusteluun osallistumisesta ja arvon tuottamisesta muille keskustelijoille. Tavoitteena on luoda ja ylläpitää suhteita organisaation toiminnan kannalta oikeiden ihmisten kanssa.” (Akatemia 24/7 Oy 2012.)

Markkinointitiimi on luonut Monkey-brändille blogin osoitteesee monkeyprojekti.blogspot.fi. Yritysblogi on yksinkertainen ja halpa markkinoinnin väline. Se voi toimia myös yrityksen arkistona, josta on helppo löytää ajankohtaista materiaalia tai tutustua yrityksen toimintaan laajemmin selaamalla uutisia taaksepäin. (Frankel 2007, 115.) Monkey-blogissa on esitelty itse Monkey sekä projektin hyödyt niin opiskelijoille kuin toimeksiantajille. Blogin kautta Monkeyn yhteystiedot ovat helposti saatavilla ja sieltä on mahdollista ladata ja tulostaa esitteitä. Markkinoinnissa panostimme blogissa myös kansainvälisyyteen kertomalla lyhyesti englanniksi ja ruotsiksi mikä Monkey on ja mitä siitä voi hyötyä. Blogissa on nähtävillä aikaisempien vuosien toimeksiantoja, mikä antaa lukijalle suuntaviivoja Monkeyn toiminnasta ja mahdollisuuksista. Ajankohtaisia kirjoituksia julkaisimme projektin aikana muutamia ja toivomme julkaisujen jatkuvan toimeksiantajan taholta. Myös projektin loppuraportti julkaistaan Monkey-projektin blogissa osana markkinointia.

Twitter-tilin luominen ja näkyvyys Facebookissa olivat osa kattavaa markkinointia sosiaalisessa mediassa. Twitter (http://www.twitter.com) on sosiaalinen verkostoitumispalvelu, jossa on mahdollista julkaista tiedonantoja kenen tahansa luettavaksi (Aalto & Uusisaari 2009, 66). Haaviston (2009,6) mukaan se on eräänlainen uniikki yhdistelmä blogeja ja keskustelukanavia, sähköpostia ja pikaviestimiä. Twitterissä käyttäjät viestivät enimmillään 140 merkin mittaisilla viesteillä eli tweeteillä. Erilaisia lisäpalveluita käyttämällä tweetteihin voi mahduttaa myös kuvia ja videoita, ja niiden tekstisisältöjä voi tutkia, analysoida ja visualisoida. Erilaisia twitterin käyttötapoja on yhtä monta kuin käyttäjiäkin. (Haavisto, M. 2009, 6). Siltikään Twitter ei vielä tähän päivään mennessä ole saavuttanut suurta menestystä Suomessa. Aloitimme tästä huolimatta jo projektin aikana tweettaamaan muun muassa erinäisiä Monkey-tapahtumia ja muiden ryhmien toteutuksia. Twiittien kuuluu olla ajankohtaisia ja lyhyitä täsmällisiä tiedonantoja, joten tällaisia toivoisimme niiden olevan jatkossakin. Twitter-tilin luominen ja ylläpito ovat kaiken kaikkiaan helppoja asioita. Edullista Monkeyn viestinnälle olisi, että muun muassa suomalainen yrityskenttä kiinnostuisi entistä enemmän Twitterin käytöstä.

Facebook (http://www.facebook.com) puolestaan on yksi maailman suurimmista yhteisöpalveluista. Käyttäjät voivat kirjoittaa päiväkirjamaisia merkintöjä, kommentoida toistensa kuvia, pelata pelejä, lähettää toisilleen lahjoja ja fanittaa tuotteita ja palveluja. (Aalto & Uusisaari 2009, 86.) Monkey mainitaan ammattikorkeakoulun Facebook-sivuilla ja sieltä löytyy linkki Monkey-blogiin.

Blogin ja Twitterin käyttöohjeet on koottu liitteeksi toimeksiantajan käyttöön.

Sosiaalisen median käyttöohjeet

Mediatiedotteet

Huolimatta netin ja sosiaalisen median noususta myös painettu media on yhä tärkeä markkinointikanava. Tämä huomioitiin myös Monkey-markkinoinnin suuntaamisessa. Tarkoituksenamme ei ollut käyttää maksettua mainostilaa sanomalehdissä, vaan tuoda siellä Monkey-projektia esille lehtijutun muodossa. Mediakutsussa on aina oltava uutinen, sillä jos uutista ei ole, ei ole tiedotettavaakaan (Isohookana 2007, 195). Projektimme mediakutsussa korostettiin Monkey-projektin päätösseminaarin juhlavuutta sekä mahdollisuutta nähdä kaikkien projektiryhmien hienot esitykset yhdellä kertaa. Saamalla median edustajia paikalle voisimme lisätä tietoisuutta Monkey-projektista isommalle yleisölle ja tuoda esille sen tarjoamia mahdollisuuksia tuleville toimeksiantajille. Markkinointitiimimme lähti suunnittelemaan keinoja houkutellakseen eri julkaisijoiden toimittajia paikalle päätösseminaariin sekä kirjoittamaan juttua eri lehtiin. Tätä tehtiin yhdessä koko tiimin kesken ja erityisesti projektimme viestintätiimi oli suurena apuna. Tämä tehtävä kuitenkin osoittautui ryhmällemme haasteeksi. Mikä päätösseminaarissa olisi uutiskynnyksen ylittävää ja houkuttelisi toimeksiantajia paikalle? Toisaalta Monkey-projekti saa näkyvyyttä myös muiden projektien medianäkyvyyden kautta. Mediakutsut sekä sähköpostisaatteet suunniteltiin ja lähetettiin toimittajille viikkoa ennen tapahtumaa.

Mediakutsu

Kuinka tavoittaa uudet toimeksiantajat mukaan Monkey-toimintaan?

Ryhmämme koki hyvin tärkeäksi markkinointikeinoksi yrityksille suunnatun tilaisuuden järjestämisen tai yleiseen yritystilaisuuteen osallistumisen. Tämä olisi uudenlainen keino markkinoida Monkey-projektia. Kasvotusten markkinointi juuri tällaisia tapahtumia varten järjestetyssä tilaisuudessa toisi Monkey-projektille runsaasti näkyvyyttä. Näin saisimme tavoitettua uusia toimeksiantajia sekä vietyä viestiä eteenpäin laajemmalle yleisölle.

Lähdimme suunnittelemaan yrityspäivää ja siihen käytettäviä keinoja. Hyvin pian tiimimme kuitenkin totesi, että näin kiireisellä aikataululla emme mitenkään pysty kokoamaan riittävää kokonaisuutta järjestääksemme yrityspäivää. Päätimme sen sijaan tehdä tästä ideasta toimeksiantajallemme selvityksen, jota voi tulevaisuudessa hyödyntää. Tällaisen tapahtuman toteuttaminen laadukkaasti vaatii organisaatiolta riittävästi varoja, taitoa ja halua. Huonosti järjestettynä tilaisuus saattaisi aiheuttaa negatiivista julkisuutta Monkey- projektille.

Yrityspaketti

Projektin aikana ehdimme hyödyntää kehittämäämme markkinointimateriaalia osallistumalla sosionomien Tukialus- projektin lopputapahtumaan, Regattaan. Regattan avulla tavoitimme erilaisten yritysten edustajia sekä Turun ammattikorkeakoulusta valmistuneita sosiaalialan ammattilaisia. Vastineeksi luvasta vierailla heidän tapahtumassaan on Tukialus mainittu Monkey- blogissa ja lisäksi Tukialus näkyy loppuseminaarissa muiden yhteistyökumppaneiden joukossa. Tapahtumassa ryhmämme projektipäällikkö ja viestintävastaava jakoivat Monkey- esitteitä ja kertoivat Monkeysta kaikille kiinnostuneille.

Olemme koonneet lähes tuhat mahdollista toimeksiantajaa sisältävän yhteystietolistan. Yhteystietolistan avulla on helpompi lähettää Monkey -markkinointimateriaalia Turun seudun yrityksille, kunnille ja järjestöille. Tämä kattava lista löytyy liitteenä tästä. Tiimimme on jo hyödyntänyt yrityslistaa uusien toimeksiantajien houkuttelemiseksi. Valitsimme mielestämme potentiaalisimpia yrityksiä ja järjestöjä ja lähetimme niiden päättäville henkilöille, kuten henkilöstö- tai myyntipäällikkö, sähköpostilla tiedotteita Monkey-projektista ja sen tarjoamista mahdollisuuksista. Sähköposteissa on hyödynnetty projektin aikana tekemiämme Monkey- mainoksia.

2.2 Video kertoo enemmän kuin tuhat kuvaa

Videotiimiin kuuluivat Aida, Laura V., Jenniina, Simo, Julia ja Iina.

Perustimme videotiimin, koska ajattelimme että video olisi hyvä väylä tuoda Monkey-projektia tutuksi niin opiskelijoille kuin tuleville toimeksiantajille. Videosta saa helposti ja nopeasti informaatiota Monkey-projektista, sillä siihen on koottu pääasiat tiivistetyssä muodossa. Digivideoijan käsikirjan mukaan videon suunnittelu tulee aloittaa idealla ja miettimällä, mikä on videon tarkoitus (Jones 2003, 88). Digivideoijan käsikirjan ohjeiden mukaisesti mietimme ensin, mikä on videomme tavoite. Tavoitteenamme oli tehdä lyhyt ja ytimekäs video, joka kertoo mikä Monkey-projekti on ja miten yritykset pystyvät hyödyntämään projektia. Halusimme videosta sellaisen, joka kiinnittää myös opiskelijoiden huomion tuomalla Monkey-projektin heille tutummaksi sekä herättämällä heidän mielenkiintonsa.

Aloitimme videon ideoinnin aivoriihellä, jossa heittelimme ilmaan ideoita ja tartuimme niistä parhaimpiin. Alusta asti oli selvää, että videossa ei ole muuta ääntä kuin kertojan ääni, joka nauhoitettiin jälkikäteen, sekä musiikkia. Videorungon alkaessa hahmottua aloimme miettiä, mitä oleellisimpia asioita kertojan tulisi tuoda esille. Kaikki saivat kirjoittaa oman versionsa kertojan tekstistä ja näistä kokosimme lopullisen version. Digivideokoulu – kirjan mukaan käsikirjoituksesta pitää käydä ilmi mm. tapahtumat, tapahtumapaikat ja vuorosanat (Välikylä 2005, 50). Käsikirjoituksemme ensimmäinen versio ei ollut toimiva, joten muutimme sen ensimmäistä kohtausta. Sekään ei toiminut, joten ideoimme vielä kerran tähän uuden kohtauksen. Huomasimme, että videon teko ei ollutkaan helppoa ja siihen kuluikin yllättävän paljon aikaa. Materiaalia piti kuvata paljon enemmän kuin aluksi ajattelimme, ja alkuperäisessä suunnitelmassa oli liian vähän erilaisia kohtauksia; ensimmäinen versio videosta oli tylsä ja hidastempoinen. Esimerkiksi alkuperäisessä suunnitelmassa videon alussa oli yksi pitkä kohtaus, mutta nyt sen paikalla on neljä erilaista lyhyempää kohtausta.

Videon kuvaaminen aloitettiin koulun tiloissa. Kuvasimme näyteltyjä tilanteita, joissa karrikoidut hahmot näyttelivät projektin eri rooleja, esimerkiksi markkinointipäällikköä, sihteeriä ja atk-vastaavaa. Kuvasimme kahvilassa videon aloituskohtauksen, jossa piti olla paljon ihmisiä ja liikettä nopeutettuna, mutta se ei kuitenkaan toiminut, koska ihmisiä oli liian vähän ja hekin vain istuivat. Videon loppukohtaus kuvattiin lopulta ulkona. Kuvasimme myös muiden Monkey-projektien tapahtumapäiviä, mm. fysio- ja toimintaterapeuttien päivää sekä TUOn projektia Ruiskadulla. Kertojan äänen nauhoitukseen käytimme nauhuria, jolla saimme videoon laadukkaan äänen. Videon editointiin yritimme saada ulkopuolista apua, mutta kun se ei onnistunut, päätimme editoida videon itse. Editointi tapahtui Microsoft Movie Maker – ohjelmalla. Digivideokoulu – kirjasta löytyi vinkkejä videon editointiin. Kirjan mukaan editointi on yksinkertaisimmillaan vain kohtausten järjestelyä (Välikylä 2005, 70). Editointi osoittautui kuitenkin työläämmäksi kuin mitä alun perin ajattelimme.

Jonesin (2003, 150) mukaan ”musiikki tehoaa yleisöön ja vahvistaa psykologista, sosiologista, emotionaalista ja kognitiivista vastaanottoa.” Musiikin avulla katsoja pystyy ennakoimaan videon tunnelman ja luomaan odotuksia videon sisällöstä. Yksi projektimme jäsenistä otti vastuulleen musiikin säveltämisen ja äänittämisen videota varten. Sävelletty tuotos on innostava ja positiivinen, mutta ei liiaksi taustalta erottuva, jottei se saa keskeisintä roolia videossa. Soittimeksi päätyi piano, jonka asiallinen, mutta kepeä tyyli sopi mielestämme tarkoitukseen. Sävellystyössä huomioitiin Monkeyn olemus ja pyrittiin saamaan videosta yrityksiä houkutteleva sekä positiivisia mielikuvia antava kokonaisuus hauskalla tavalla.

Videotiimi vastasi myös projektiryhmämme loppuseminaariesityksen valmistelusta.

2.3 Viestintä osana markkinointia ja yhtenäisen linjan luomista

Viestintätiimiin kuuluivat Anne-Mari ja Harriet.

Markkinointiviestintä, yritysviestintä ja sisäinen viestintä muodostavat integroidun kokonaisuuden, jossa ne tukevat toisiaan sekä koko yrityksen, tai tässä tapauksessa projektin, tavoitteita. Kun markkinointiviestinnässä on kyse palvelujen tunnetuksi tekemisestä ja myynnistä, yritysviestinnän painopiste on koko yrityksen ja se toiminnan viestimisessä ulospäin yrityksen eri sidosryhmille. (Isohookana 2007, 17, 190–191.) Monkeymarkkinointi ja – viestintä-projektissa viestintävastaavasta ja varahenkilöstä koostuvan kahden hengen viestintätiimin tehtävät painottuivat lähinnä yritysviestinnän ja sisäisen viestinnän alueille. Viestintätiimi sai toimeksiantajan, projektiryhmän, opettajavalmentajan ja opiskelijatuutorin lisäksi tukea kaikkien ryhmien viestintävastaavien ryhmästä, joka kokoontui projektin aikana neljä kertaa.

Viestintätiimi vastasi projektissa blogi-, mainos- ja esitetekstien luomisesta yhdessä markkinointitiimin kanssa sekä blogitekstien kääntämisestä englanniksi ja ruotsiksi. Palveluja markkinoitaessa on tärkeää, että markkinointiviestintä ja yritysviestintä toimivat yrityksen tai projektin yhteisen tyylin mukaisesti, jotta vastaanottajalle syntyy palveluista yhtenäinen kokonaisuusmielikuva; tästä syystä oli loogista, että markkinointi- ja viestintätiimi tekivät projektissa paljon yhteistyötä (Isohookana 2007, 191). Tekstien luomisen lisäksi viestintätiimi kirjoitti projektista artikkelin Hyve-verkkolehteen osana niin yritys- kuin markkinointiviestintää sekä kirjoitti ja kokosi projektin raportin toimeksiantajan, valmentajaopettajien sekä muiden opiskelijoiden luettavaksi. Myös mediakutsun laatiminen päätösseminaaria varten kuului viestintätiimin sekä markkinointitiimin yhteisiin tehtäviin. Mediakutsun laatimiseen viestintätiimi sai hyvät eväät viestintävastaavien tapaamisessa vierailleelta Turun ammattikorkeakoulun tiedottajalta. Erilaisten tekstien luomisen lisäksi viestintätiimi toimi yhteyshenkilönä muihin Monkey-projektiryhmiin sekä edellisten vuosien Monkey-projektin toimeksiantajiin keräten kommentteja blogia, esitteitä ja mainoksia varten.

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaikkea sitä tiedonkulkua ja vuorovaikutusta, mitä tapahtuu yhteisön eri henkilöiden, henkilöryhmien ja yksiköiden välillä. Projektityöskentelyssä sen tavoitteena on liittää projektin eri jäsenet ja tiimit yhteen toimivaksi kokonaisuudeksi. (Isohookana 2007, 221–223.) Tässä projektissa viestintätiimi vastasi sihteerien ohella sisäisestä tiedonkulusta ja tiimien yhtenäisestä työskentelystä. Viestintätiimi laati projektin alussa projektisuunnitelman toimeksiannon ja ryhmän yhteisten keskustelujen perusteella. Projektisuunnitelma toimi kaikkien tiimien ohjenuorana eri toimintoja suunniteltaessa ja toteutettaessa. Myös viestintäsuunnitelman laatiminen kuului viestintätiimin tehtäviin. Viestintäsuunnitelmassa eriteltiin sisäisen viestinnän ja muiden viestintäfoorumien tavoitteet, keinot, vastuualueet sekä aikataulu. Projektin loppuvaiheessa viestintätiimi rakensi loppuraportin rungon ja jakoi eri tiimeille ohjeet raportin kirjoittamista varten. Sekä viestintäsuunnitelman että loppuraportin kirjoittamisohjeiden avulla eri tiimien työskentelyt saatiin yhtenäistettyä tavoittelemaan samoja, yhteisiä tavoitteita.

Viestintäsuunnitelma

2.4 Juhlasuunnittelua

Loppuseminaaritiimiin kuuluivat Maiju, Amanda, Kirsi ja Sanna.

Seminaarilla tarkoitetaan tilaisuutta, jossa perehdytään perusteellisesti tiettyyn aiheeseen (Kepa Ry 2012), meidän kohdallamme Monkey-projekteihin. Uuden tapahtuman järjestäminen alkaa aina ideasta, jolla selvitetään tapahtuman pääajatus. Suunniteltaessa tapahtuman kestoa, tavoitetta, paikkaa ja kohdeyleisöä on otettava huomioon kenelle seminaari aiotaan järjestää. Näitä suunniteltaessa myös alustavat budjettisuunnitelmat on hyvä tehdä valmiiksi (Niittymaa 2011, 9) ja miettiä mahdollisia toteutuksen etenemiseen vaikuttavia riskejä. 8.11.2012 järjestettävää Monkey- päätösseminaaria suunnitellessamme asetimme tavoitteeksi perehtyä eri osa-alueisiin, joita tapahtuman järjestäminen vaatii ja ennen kaikkea järjestää onnistunut ja toimiva päätösseminaaripäivä Monkey-projektilaisille, tutor-opettajille ja – opiskelijoille sekä projektien toimeksiantajille. Lisäksi tavoitteenamme oli oppia tapahtuman järjestämiseen liittyviä asioita, kuten tarkkaa suunnittelua, markkinointia ja talousasioita.

Teemaksi valitsimme gaalan, jonka avulla halusimme luoda juhlavuutta. Halusimme myös palkita kaikki projektilaiset uurastuksesta ja panostuksesta omalle projektilleen luomalla heille ikimuistoisen ja tunnelmallisen seminaaripäivän. Olemme suunnitelleet juhlaan ohjelmaa ja gaalateeman mukaisen juonnon. Osaksi toimeksiantajan kustantamana ja osaksi sponsorointina saimme järjestettyä tilaisuuteen osallistujille ilmaiset kahvitarjoilut. Seminaarin koristeluissa otimme huomioon myös tulosalueen eli hyvinvointipalveluiden tukivärin, oranssin. Tällä halusimme omalta osaltamme luoda koko Monkey- projektillemme yhtenäisen ilmeen, sillä uusi logokin on oranssin sävyissä.

Lähdimme suunnittelemaan päätösseminaaria nollabudjetista, jolloin yhtenä tavoitteenamme oli hankkia seminaaria varten tarvittavat tarpeet sponsorointina. Sponsoreita hankkiessa on tärkeää muistaa, että sponsoriyhteistyön tulee hyödyttää niin sponsoroivaa yritystä kuin sponsoroinnin kohdettakin tasapuolisesti. Potentiaalisella sponsorilla täytyy olla mahdollisuus saada jotain hyötyä itselleen osallistumisesta, esimerkiksi medianäkyvyys, lisääntynyt asiakkaiden mielenkiinto tai parantunut julkisuuskuva mukana olon johdosta. (Heikkinen 2008, 13.) Aloitimme sponsorointien hankkimisen lähettämällä lukuisiin eri yrityksiin kattavan sähköpostiviestin, jossa kuvailimme toimeksiantoamme, mitä haluaisimme yrityksen sponsoroivan meille ja että vastineeksi tarjoaisimme heidän firmalleen näkyvyyttä. Koimme toteutuksemme riskiksi sen, ettemme tulisi saamaan tarpeeksi sponsoreita, sillä emme juurikaan saaneet sähköposteihimme vastauksia. Tämän vuoksi aloimme sähköpostien sijaan soitella yrityksiin sekä käymään niissä paikanpäällä. Tämän ansiosta onnistuimme lopulta saamaan hyvin sponsoreita. Yksi suurimmista tehtävistämme päätösseminaaria järjestäessämme oli esiintymislavan suunnittelu ja sen toteutus käytännössä. Vaikka esiintymislavan suunnittelussa ja toteutuksessa oli paljon haasteita, pääsimme vaikeuksien kautta voittoon! Saimme lopulta lavaan tarvittavat materiaalit ja kokoamisen sponsorointina. Lavan kokoaminen yhtenäiseksi tapahtuu seminaaria edeltävänä iltana. Halusimme tuoda lavalla juhlan tuntua ja gaalamaisuutta Monkeyn päätöstapahtumaan.

Seminaarin järjestämisessä on tärkeää huomioida, ettei aikataulusta tule liian tiukka ja että tapahtuma sisältää myös taukoja (Kepa Ry 2012). Tämän vuoksi varasimmekin kahvi- ja lounastauoille runsaasti aikaa huomioiden osallistujien määrän. Lisäksi järjestelyissä on muistettava tiedottaa osallistujia seminaarista tarpeeksi ajoissa, ja yksityiskohtaisemman ohjelman voi julkistaa lähempänä seminaaria (Kepa Ry 2012). Koimme yhdeksi riskiksemme, ettei informaatio tai kutsut loppuseminaariin päädy kaikkien osallistujien käsiin. Huomioimmekin tämän suunnittelussamme, ja lähetimme osallistujille hyvissä ajoin lyhyen infokirjeen tapahtumasta, sekä kutsut aikatauluineen muutamaa viikkoa ennen tapahtumaa. Lisäksi lähetimme muistutuksena vielä viikkoa ennen seminaaria tarkentavan sähköpostin kaikille osallistujille.

Halusimme seminaarista mieleenpainuvan ja järjestimme sinne elävää musiikkia. Lisäksi kokosimme kuvashown, jossa on kuvia tämän vuoden projekteista. Näin kaikki projektit saavat näkyvyyttä tapahtumassa. Juhlaa järjestäessämme huomioimme ohjelmassa Monkey-loppuseminaarin kanssa samalle päivälle sattuneen hyvinvointipalveluiden opiskelijoille suunnatun TKI-päivän. Haastetta tähän toi se, että meidän tuli sovittaa aikataulut ja ohjelma osittain yhteen TKI-päivän kanssa, mutta selvisimme ilman suuria järjestelyitä, sillä he saivat seminaariimme oman puheenvuoron.

Olemme suunnitelleet juhlan huolella ja varautuneet etukäteen mahdollisiin haasteisiin, joten uskomme, että päivästä tulee erittäin onnistunut ja hauska kaikille Monkey- projektilaisille.

2.5 Talous haltuun

Talousvastaavina toimivat Simo ja Julia.

Talousvastaavat aloittivat työnsä tutustumalla Optiman materiaaleihin, selvittämällä laskutustavat sekä ohjeistamalla muuta ryhmää talousasioissa. Lisäksi osallistuimme Monkeyn talousvastaavien infotilaisuuteen. Jokainen tiimi hankki omat sponsorinsa omien tarpeidensa mukaisesti ja talousvastaavat avustivat heitä ongelmatilanteissa.

Tehdessämme tulo- ja menoarviota, huomasimme, että lähes kaikki menot voimme kattaa sponsorituloilla. Pidimme yllä listaa sponsoreista ja muista hankinnoista sekä bensakuluista. Pyrimme alusta asti siihen, että katamme kulut sponsorituloilla. Tämä oli toimintatapa, jolla katetuottomme oli mahdollisimman suuri. (Lahtinen & Isoviita 1997, 139.) Projektimme hyödynsi sosiaalista mediaa, joten markkinointikulut pysyivät minimissä. Täten toimimalla pystyimme markkinoimaan Monkey-projektia ilman taloudellisia kuluja. Toimeksiantajan budjetti oli viimesijainen vaihtoehtomme. Loppuseminaarin kahvitarjoiluun haimme sponsoria monelta eri taholta, mutta emme siinä kuitenkaan onnistuneet ja haimme rahoituksen toimeksiantajalta. Mielestämme projektiryhmämme onnistui kuitenkin hienosti sponsoreiden hankinnassa.

Budjettivastaavina tehtävämme sijoittuivat pääosin projektin alku- ja loppuvaiheille. Alussa tutustuimme aiheeseen ja informoimme ryhmäläisiä, loppuvaiheessa keräsimme eri tiimeiltä tiedot toteutuneista kuluista ja menoista. Ylläpidimme budjettia kuitenkin läpi koko projektin.

Budjettitaulukko

3 Onnistumisia ja kehittämiskohteita

Projektia arvioitaessa on hyvä palata projektin alussa asetettuihin tavoitteisiin ja niiden toteutumiseen (Tukiainen ym. 2002, 49). Projektiryhmä saavutti tavoitteensa luoda uutta markkinointiaineistoa sekä markkinointikanavia uudistamalla Monkey-projektin ilmettä uudella logolla, perustamalla uuden ja monipuolisen blogisivuston, kuvaamalla informatiivisen esittelyvideon sekä tekemällä uusille toimeksiantajille suunnatut infoesitteet sekä mainokset. Projektiryhmä suunnitteli alun perin toteuttavansa uusille toimeksiantajille suunnatun yrityspäivän projektijakson aikana, mutta koska aika ei riittänyt sekä materiaalien suunnitteluun että yrityspäivän riittävään mainostamiseen, ryhmä päätti toimeksiantajan ja opettajavalmentajan puoltamana luopua yrityspäivän toteutuksesta. Projektiryhmä kuitenkin suunnitteli ja valmisteli yrityspäiviä ja muuta markkinointia varten valmiin materiaalipaketin, jota toimeksiantaja voi hyödyntää Monkey-projektin ollessa jälleen ajankohtainen.

Päätösseminaarin tavoitteena oli puolestaan innostaa muita Monkey-ryhmiä tekemään omasta projektistaan mahdollisimman hyvä, mikä palvelee samalla sekä muiden ryhmien toimeksiantajia että itse Monkey-projektin mielikuvaa uusille toimeksiantajille hyvänä sijoituksena. Muita ryhmiä innostettiin työskentelyyn muuttamalla päätösseminaari juhlavaksi ja monipuoliseksi tilaisuudeksi, missä paras projekti palkitaan ja projektit saavat ansaitsemansa päätöksen. Raportin kirjoitusvaiheessa muiden ryhmien loppuraportteja ei ole vielä julkaistu eikä päätösseminaaria pidetty, mutta ennakkotietojen mukaan luvassa on hienosti toteutettuja projekteja! Myös projektiryhmän asettamat henkilökohtaiset tavoitteet eli omien projektityöskentely- ja organisointitaitojen kehittäminen, toimiminen ryhmän aktiivisena jäsenenä ja oman alan asiantuntijuuden hyödyntäminen osana moniammatillista ryhmää toteutuivat projektiryhmäläisten mielestä.

Projektin alkupuolella tehdyssä projektisuunnitelmassa Monkeymarkkinointi ja – viestintäryhmän suurimpien riskien arvioitiin olevan uusien toimeksiantajien rekrytoimisen epäonnistuminen yrityspäivään, aikataulussa pysyminen sekä työnjakoon ja annettujen tehtävien hoitamiseen liittyvät ongelmat. Ryhmä ennakoi yrityspäivän vähäisen osallistujamäärän luopumalla yrityspäivän pidosta tämän projektin aikana. Aikataulussa pysyminen puolestaan onnistui kokonaisuudessaan suunnitellusti. Jokaviikkoiset ryhmätapaamiset sekä aktiiviset keskustelut projektiryhmän omassa Facebook-ryhmässä olivat hyviä foorumeita jokaisen tiimin senhetkisen aikataulun tarkistamiseksi ja pienempien välitavoitteiden asettamiseksi. Aikataulussa pysymisestä huolehtiminen oli myös projektipäällikön ja varaprojektipäällikön yksi tärkeimmistä tehtävistä. Lisäksi projektipäällikkö koordinoi onnistuneesti työnjakoa ja sovittujen tehtävien hoitamista niin ryhmätapaamisissa, tiimitapaamisissa kuin Facebookin ja puhelimenkin välityksellä. Hyvän johtamisen lisäksi projektiryhmämme on ollut omatoiminen ja joustava eli toisaalta ryhmää on ollut helppo johtaa.

Myös tiimit arvioivat projektin loppupuolella omaa toimintaansa. Markkinointitiimissä työnjako onnistui hyvin ja jokainen otti vastuuta omasta työstään sekä tasavertaisena tiimin jäsenenä toimimisesta. Jokainen tiimin jäsen hoiti omat työnsä ja työnteko oli itseohjautuvaa sekä aktiivista. Tiimi osasi myös arvioida omaa toimintaansa realistisesti ja toteuttaa ainoastaan ne ideat, jotka olivat ajan ja taidon puitteissa pystytty toteuttamaan laadukkaasti. Myös markkinointi ja sen osa-alueiden materiaalit pystyttiin toteuttamaan laadukkaasti karsimalla turhat ja merkityksettömät asiat pois. Videotiimi koki suurimmaksi haasteekseen ajan riittävyyden. Koska videon kuvaaminen ja editointi oli kaikille uutta, oli hyvä, että aikaa oli varattu riittävästi videon tekoon ja paranteluun. Epäonnistuneet kohtaukset ehdittiin kuvata uudelleen ja videosta saatiin juuri sellainen kuin haluttiinkin.

Viestintätiimi toimi hyvin selkeän keskinäisen työnjaon ja yhteydenpidon ansiosta. Molemmat viestintätiimiläiset hoitivat omat osuutensa tehtävistä ja saivat toisiltaan sekä koko projektiryhmältä, opettajavalmentajalta ja toimeksiantajalta tukea tehtävien hoitamiseen. Tässä projektissa viestinnällä oli erityisen merkittävä tehtävä, sillä itse toimeksianto käsitteli markkinoinnin lisäksi myös laajasti viestintää. Tämän vuoksi viestintätehtäviä tekivät viestintätiimin lisäksi kaikki tiimit, jokainen omasta näkökulmastaan. Viestinnän laajuuden vuoksi selkeän työnjaon tekeminen eri tiimien välillä oli paikoitellen haastavaa, mutta hyvän tiedonannon ja yhteydenpidon avulla tehtäviin saatiin aina selvyys.

Päätösseminaaritiimi toimi tiimiläisten henkilökemian ansiosta hienosti. Tiimi oli koko projektin ajan joustava aikataulujen suhteen ja tehtävänjako oli tasapuolista. Päätösseminaaritiimi löysi omasta toiminnassaan myös kehittämisen varaa, sillä ensikertalaisina tapahtuman järjestäjinä kaikki ei voinut sujua ilman mutkia. Tiimi havaitsi projektin loppupuolella mahdollisten sponsoreiden lähestymisen soittamalla tai käymällä paikan päällä tehokkaammaksi keinoksi kuin sähköpostien lähettämisen. Sponsorien etsimistaktiikkaa ehdittiin kuitenkin vielä vaihtaa ja tiimi sai kerättyä päätösseminaarille monta sponsoria. Päätösseminaaritiimi on ylpeä aikaansaannoksistaan, sillä he onnistuivat suunnittelemaan omien tavoitteidensa mukaisen hienon ja tyylikkään seminaarin.

Myös talousvastaavat arvioivat oman toimintansa sujuneen pääasiassa hyvin. Laskutusasioiden epäselvyys aiheutti talousvastaaville jonkin verran haasteita, mutta nekin selvisivät lopulta.

4 Yhteenvetoa ja tulevaisuuden näkymiä

Projektin loppuraportin tärkein tehtävä on dokumentoida projektin aikaiset tapahtumat hyödyksi sekä toimeksiantajalle että muille samankaltaisten projektien toteuttajille (Tukiainen ym. 2002, 52). Toimeksiantaja hyötyi tässä projektissa eniten Monkey- projektin kokonaisvaltaisen ilmeen uudistamisesta ja päivittämisestä. Projektiryhmä loi Monkey- projektille uuden logon, ideoi ja toteutti erilaisia uusia esitteitä ja mainoksia alusta loppuun, uuden blogisivuston sisältöineen, Twitter-tilin sekä maininnan AMK:in Facebook- sivuille. Ryhmä myös kuvasi Monkey-projektista informatiivisen esittelyvideon, joka on helppo linkittää sähköposteihin ja blogiin. Esittelyvideon etuna on, että video kertoo projektin sisällön nopeasti, jos Monkey-projektista kiinnostuneella ei ole aikaa lukea pitkiä tekstejä. Lisäksi hankimme 10 kpl Monkey- logolla varustettuja T-paitoja tulevien vuosien Monkey- tapahtumiin.

Vaikka projektiryhmä luopui alun perin suunnittelemansa yrityspäivän toteuttamisesta, ryhmä kokosi Monkey-projektille yrityspäiväpaketin, johon on koottu käytännön ohjeita yrityspäivän toteuttamiseksi. Myös blogisivuston ja Twitterin käyttöohjeet koottiin toimeksiantajalle. Lisäksi ryhmä keräsi Monkey-projektin käyttöön yli 1000 eri yritysten, järjestöjen ja tahojen sähköpostiosoitetta Turun seudulta, joita toimeksiantaja voi hyödyntää Monkey-projektin markkinoinnissa tulevaisuudessa. Myös päätösseminaarin uudistaminen juhlavammaksi ja näyttävämmäksi gaalaksi palvelee Monkey-projektia jatkossa, sillä se motivoi kaikkia Monkey-projektiryhmiä tekemään omasta projektistaan mahdollisimman hyvän, joka puolestaan luo ulkopuolelle positiivista mielikuvaa Monkey-projektista ja sen toimintatavasta. Päätösseminaari voi jatkossa olla myös osana Monkey-projektin markkinointia, jos seminaariin kutsutaan nykyisten toimeksiantajien lisäksi uusia mahdollisia toimeksiantajia.

Monkey-projektin ja toimeksiantajan hyötyjen lisäksi myös projektiryhmäläiset hyötyivät projektin toteutuksesta monin eri tavoin. Ryhmä oppi paljon uutta markkinoinnista ja viestinnästä sekä tapahtuman järjestämisestä. Myös ryhmä- ja projektityöskentelytaitojen kehittyminen ja verkostoituminen niin yhteistyökumppaneiden kuin muiden alojen opiskelijoidenkin kanssa olivat merkittäviä projektin kautta syntyneitä hyötyjä. Lisäksi monet uudet tietokoneohjelmat (mm. Microsoft Publisher, InDesing ja Movie Maker) ja sosiaalinen media tulivat ryhmäläisille tutuiksi. Vaikka Monkey- projektin helpoiten mitattava hyöty on siitä kertyvät opintopisteet, ryhmäläiset kerryttivät eniten omia kokemuksiaan projektityöskentelystä, mikä ei olisi ollut mahdollista millään muulla tavalla. Projektityöskentely on tänä päivänä suuri osa työelämää, joten projektityöskentelytaitojen harjoittelu valmistaa opiskelijoita myös tulevaisuutta varten.

Monkey-projektin tulevaisuus näyttää siis lupaavalta! Toimeksiantajan on helppo lähteä viemään Monkey-projektitietoutta eteenpäin järjestämällä uusille toimeksiantajille yrityspäivä, jakamalla esitteitä ja mainoksia eteenpäin niin painettuna kuin sähköisestikin sekä ylläpitämällä ja päivittämällä projektin blogisivustoa ja Twittertiliä ja Monkey - ilmoituksia AMK:in facebook sivuilla. Blogisivuston päivittäminen voisi kuulua jatkossa kaikkien tulevien Monkey-projektien viestintävastaavien tehtäviin, sillä viestintävastaavat voisivat käyttää blogia omien tapahtumiensa markkinointiin ja viestiä näin samalla Monkey-projektien etenemisestä yleisesti. Monkey-projektiryhmät voisivat jatkossa myös tehdä yhteistyötä medianäkyvyyden saamiseksi siten, että eri tapahtumista uutisoivat toimittajat tekisivät jutun yhteyteen myös pienen infon Monkey-projektin toiminnasta yleisesti. Monialainen kehittäminen ja yrittäjyys – projekti on ideana ja toimintatapana toimiva ja hyödyllinen niin toimeksiantajille, opiskelijoille kuin Turun ammattikorkeakoulullekin, joten jo pelkästään tietoisuutta lisäämällä Monkey-projektien tulevat toimeksiantajat ovat taattuja!

Lähteet

Aalto, T. & Uusisaari, M. 2009. Nettielämää. Jyväskylä: BTJ Finland Oy.

Antola, T. & Pohjola, J. 2006. Innovatiivisuuden johtaminen. Helsinki: Edita.

Frankel, A. 2007. Marknadsföring på Internet. Kristianstad: Liber.

Haavisto, M. 2009. Näin käytät twitteriä. Tampere: Esa Print.

Heikkinen, A. 2008. Käytännön opas onnistuneen tapahtuman järjestämiseen. Opinnäytetyö. Liiketalouden koulutusohjelma. Metropolian ammattikorkeakoulu.

Isohookana, H. 2007. Yrityksen markkinointiviestintä. Helsinki: WSOYpro.

Jones, F. 2003. Digivideoijan käsikirja. Helsinki: Edita Prima Oy.

Kepa Ry. Menetelmävinkki- seminaari. Viitattu 29.10.2012 http://www.globaalikasvatus.fi/vinkkipankki/vinkki/686

Lahtinen, J. & Isoviita, A. 1997. Palveluviestintä. Kokkola: Avaintulos Oy.

Markkinointia.fi 2012. Sosiaalinen media ja markkinointi. Viitattu 11.10.2012 www.markkinointia.fi > Markkinointi 2.0 > Markkinoinnin muutos > Uudet välineet > Sosiaalinen media

Markkinointia.fi 2012. Sosiaalisen median strategia. Viitattu 11.10.2012 www.markkinointia.fi > Palvelut > Markkinointistrategia > SoMe strategia

Niittymaa, N. 2011. Tapahtuman suunnitteluprosessin kehittäminen palvelumuotoilua hyödyntäen. Opinnäytetyö. Hotelli- ja ravintola-alan liikkeenjohdon koulutusohjelma. Laurean ammattikorkeakoulu.

Pelin, R. 2009. Projektihallinnan käsikirja. Jyväskylä: Gummerus Kirjapaino Oy.

Tietosuojavaltuutetun toimisto 2012. Henkilötietolaki. Viitattu 17.10.2012 www.tietosuoja.fi > lait > henkilötietolaki

Tukiainen, P., Leppänen, M. & Leppänen, O. 2002. Matkaopas projektiseikkailijalle. Nuorten Akatemia ry.

Turun ammattikorkeakoulu 2012. Innovaatiopedagogiikka. Viitattu 22.10.2012

www.turkuamk.fi < Messi < Teemat < Innovaatiopedagogiikka

Vuokko, P. 2003. Nonprofit-organisaatioiden markkinointi. Porvoo: WSOY.

Välikylä, J. 2005. Digivideokoulu. Saarijärvi: Offset Oy.

sunnuntai 4. marraskuuta 2012

Uutta puhtia MONKEY-projektiin!

Monialainen kehittäminen ja yrittäjyys – projektin uudistaminen moniammatillisessa projektiryhmässä

Sisällys

Esipuhe